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3點+3招 打造超完美簡報

撰文: 唐祖湘 日期:2017-08-28 分類: 管理 文章出處:

3點+3招 打造超完美簡報

撰文: 唐祖湘 日期:2017-08-28 分類: 管理 文章出處:

在當前職場中,簡報不光是各種工作類型的必備技能,更有著攸關職涯發展的影響力。知名企業簡報講師、陸易仕國際顧問總經理謝文憲指出,簡報是職場工作者最「不公平」的競賽,在對的時間、講對的事、給對的人聽,隨時就有機會脫穎而出;相對而言,如果簡報能力不佳,也有可能將平日的努力給磨滅掉。

3「點」布局 讓你的簡報打動人心

簡報在實際準備上有不同層面,其中「口語表達」部分常讓許多人卻步,苦於不知該從何著手。謝文憲建議,整個簡報結構可分為3個區塊:開場白、主體與結論,每區塊都可以各自安排一個重點,並以「切點、爆點、放點」來做布局安排。

切點  吸引聽眾,引發共鳴

如果把簡報形容成一條魚,在魚頭的位置要有「切點」,即在簡報的最前段必須先破題,以活潑生動的開場白來創造共鳴,與觀眾做連結,進而引發共鳴。

開場白一定要經過設計,因為那是用口語魅力打動人心的第一招,舉例來說,假如簡

報要談到台灣日益下降的出生率,可先將目前統計出的出生率數字大大秀在投影片上,旁邊不做說明,要觀眾猜猜這數字代表的意涵,此外,還可引用圖片、時事、名言佳句,甚至可播放一段跟主題有關的音樂做開場,令人覺得耳目一新。

爆點 一聽難忘,留下深刻印象

簡報的中段,也就是魚身的部分,最好不要一次討論太多議題,以3個pa r t為最佳;如果超過3個par t,一來你可能說不完,二來聽眾也可能沒耐性聽,而在這3個議題的講述中,可盡量安置「爆點」,也就是俗稱的「哏」,不管是笑點或是哭點,皆可善用有故事的內容,讓主題更明顯易懂,觀眾一聽就難忘,擁有超深刻的印象。

放點 記住重點,完美結束

在魚尾的部分,簡報的尾聲,要幫觀眾快速歸納重點,重述簡報的主旨。例如,是要爭取預算,或是採取某行動,並且要埋伏強而有力的「放點」,把原本說得熱烈激昂的情緒一點一點收回來。語速可以放慢,只留下一個讓觀眾記住的重點,讓簡報完美的結束。

謝文憲特別強調開場與結尾,必須符合「破題如剪刀,結尾如棒槌」的概念。好的開始是成功的一半,破題就像剪刀的概念,有所取捨,告訴觀眾,我要講什麼?我不要講什麼?好比說,跟老闆爭取預算、跟客戶爭取訂單,要把簡報的目的,一開始就清楚的點出來。

而結尾的概念,就像是拿一把棒槌朝你頭上重重的打下去,要讓觀眾在離

開這個聽講的場合時,留下深刻的印象;所以在即將結束前的1分鐘、2分鐘,給觀眾一記當頭棒喝,給予暫停空白與一些思考的空間,使其感受你想傳遞的資訊,促使其產生行動或同意提案,這樣簡報就成功了。


投影片製作3妙招不知不覺就吸睛

除了生動的口語表達,投影片做得好,也可以協助觀眾順利進入簡報的情境。謝文憲傳授以下3個妙招:

妙招1 吸睛的照片

比方說,發表激勵團隊士氣的簡報,投影片大大秀出「努力與實力」的字樣,此時若搭配的是一張從網路上抓來的樣板照片,肯定引不起什麼共鳴,但若放上一張眾人都認識的人,例如總經理正在認真辦公、埋首苦幹的照片,襯托著「我們主管一定要帶頭衝,就像他一樣!」等激勵人心的話語,效果就不一樣了。

妙招2 善用PPT的動畫效果

這裡講的不是那種讓字飛來飛去、技巧很炫的特效,而是配合講者簡報的節奏,讓

PPT資料在適當時間嗅出,內容講到哪裡,出現到哪裡。

比如說,簡報提到墾丁觀光人數的變化,第一階段線條呈逐漸上升,第二階段線條更高,到了第三階段突然呈「雪崩式下降」,雖然放在同一張圖表,但在製作PPT時,可利用「動畫」中的出現效果,把其分成3部分,搭配口說內容,用遙控器控制逐一露出,觀眾看了會特別有感。

妙招3 搭配相關時事

「時事是簡報製作的萬年不敗哏」,謝文憲覺得,要做出好的簡報,一定要注意觀看與簡報內容有關的時事,適當的安排在投影片中,如果可以巧妙搭上熱門話題,不用說太多,就能引人注目。

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